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高职院校学生档案管理要顺应现代职业教育的改革与发展

发布时间:2015-11-03 11:43:22

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　　2014年6月，全国职业教育工作会议的召开，对现代职业教育体系建设作出了顶层设计，成为助推职业教育再认识、再改革、再发展的强劲动力。作为学校管理不可缺失的学生档案管理，如何尽快适应这一新情况尤为关键，这就要求我们要紧跟发展需要，科学分析问题，树立以人为本的育人理念，用改革的办法和创新的思维，大力推进高校学生档案工作同步发展。

　　高职院校学生档案管理工作基本情况

　　1.机制和队伍状况

　　目前，高职院校学生档案管理最普遍的形式是划归学生处集中管理，由专人主管，各分院配合做好学生在校期间综合表现、奖惩情况、参加社会实践等档案材料的提供以及学生档案的移交、发放工作。有些学校划归教务处或招就处分管，其形式和前者基本形同。只有极个别学院将其纳入学院档案管理范畴，建有专门的档案馆，配备先进的设施和专业管理队伍。

　　2.归档内容和管理手段

　　高校学生档案包含两部分，一是高中以前的原始档案，由中学负责建档并封装。二是在高校期间的综合表现和评价。以杨凌职业技术学院为例，主要包括学生二三学年的综合素质测评表、学生成绩登记册、毕业生登记表、毕业生分配就业报到证存根、体检表、学生奖励评优表、违纪处分表以及党团组织材料等。目前大多数院校的建档手段依然以人工为主，分为平时建档和新生入学、学生毕业前集中建档。毕业生档案由分院下发学生自行携带或由分院统一邮寄转交，遗留档案交回学生档案管理部门，造册登记，封存保管。

　　高职院校学生档案管理存在的问题

　　1.各级人员的思想认识不到位

　　一是学校层面普遍对档案工作的认识和定位不高，没有足够重视；二是大多数毕业生对档案持无所谓的态度；三是一些用人单位没有正规的档案流转和管理机制，对学生档案托管制度不够完善。

　　2.学生档案管理机制不顺畅

　　高校学生档案管理至今尚未形成统一规范的管理机制和考核标准，许多学校只顾扩大规模，无暇顾及学生档案管理，既没有专门的库房、存储设施、基本的人员配备，更没有具体的管理制度和机制，导致学生档案归存无规律，内容不完整，流转程序不规范。

　　3.精细化程度不够

　　目前大多数高校学生档案依旧以纸质档案为主，管理手段仅限于手工操作，管理模式、技术手段都滞后于信息时代。管理人员的工作量很大，效率不高，特别是每年毕业生离校前，档案的集中转递时间紧，归档环节多，工作繁重繁琐，很难确保精准化、精细化的效果。

　　4.积压和丢失现象严重

　　随着人才流动、学生就业等条件和环境的不断宽松以及一些单位对人事政审工作的不重视，致使部分学生对自己的档案不闻不问、转入转出不及时，甚至个人保管时间过长，私自打开和丢失现象日趋严重，有好多学生直到需要政审、调资、职称晋升等时，才来学校查找补办，给学校档案管理工作和学生个人都带来了极大不便。

　　加强学生档案管理的对策

　　1.提高认识，更新管理理念

　　学生档案是学生在不同阶段在校期间的学习、生活、思想政治表现所形成的原始记录，具有法律凭证作用。我们必须通过学习和宣传档案制度，提高广大师生的思想认识，确立学生档案在学校工作的重要地位；要坚持以人为本，服务学生的管理理念，增强工作人员的责任心和事业心；要以市场为导向，加强档案管理方法和措施创新。

　　2.建立健全管理制度，规范和完善档案管理程序
　　
　　依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关档案管理的制度法规，修订完善档案收缴、移交、查阅、补办以及积压档案管理制度和细则；根据学生档案归档程序、归档内容、标准、渠道和时间，编制简明扼要的工作流程；加强对档案分类、著录、编目和标引分门别类、规范存放方面的日常管理，将学生档案管理纳入学校档案统一管理，按照档案理念和标准实行规范管理。

　　3.重视队伍建设，加强对学生档案精细化管理

　　要建立一支政治素质硬、业务能力强、热爱档案事业，热心为学生服务的专、兼职管理队伍；要定期开展业务培训、专题讲座、专题研讨会等活动，加强人员业务能力培养；要鼓励档案管理人员踊跃探索研究档案管理方法，总结经验，凝练成果；要关心工作人员成长，同步提高工作待遇，鼓励其不断晋升技术职称。

　　4.适应发展需求，加快档案信息化建设

　　要主动适应档案信息的数字化和档案利用的网络化的发展趋势，按照发展需要和档案建设标准，加强软硬件基本条件建设；加强档案管理人员信息化收集、归档、转送、借阅等管理水平和能力的培养；改进服务方式，引进或购置档案管理工作官方软件，加强开发和利用，加强与学校其他数字平台的对接，实现共享资源。

　　现代职业教育改革与发展对高职学生档案管理提出的新要求

　　全国职教会议召开以来，各省市无论是在出台构建中、高、本、专业学位研究生学历上升通道的人才培养立交桥政策，还是致力于高考招考制度的改革，都更加突出地强调了学生平时表现、思想道德、个人特长、参与社会活动以及掌握职业技能等方面的综合评价，对于学生成长过程中的动态表现要求有一个客观、全面、准确的记录，而能够承担这一关键性任务的重要载体必然是学生档案，因此，加快高校学生档案管理改革已是势在必行，积极探索切实可行的高效率、高质量、高水平的档案管理方法、机制和模式将会受到所有高校的普遍重视，高职院校的档案管理工作也会迎来一个难得的发展机遇。